4 apartados que no pueden faltar en un manual de orientación al empleado

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¿Trabajas actualmente? ¿Has trabajado alguna vez? Si no es así, no importa. Seguramente, aunque no hayas accedido al mundo laboral, habrás tomado decisiones en tu vida. Trasladarte para estudiar una carrera universitaria, viajar a otro país para aprender un idioma o comenzar un curso de formación, son acciones que trastornan nuestro ciclo rutinario. Todos hemos sentido alguna vez la incertidumbre hacia lo desconocido y es que, no es fácil salir de nuestra zona de confort.

Pensemos, por ejemplo, en una persona que acaba de incorporarse a  una compañía. Tanto si habéis pasado por esta situación, estáis justo en este punto o habéis tenido cambios en vuestras vidas, sabréis que es inevitable sentir, si no miedo, inquietud, tensión o expectación. Seguramente, el recién contratado se haga preguntas del tipo: ¿Encajaré con el personal de la empresa? ¿Estoy realmente preparado para el puesto? ¿Cumpliré las expectativas que han puesto en mí? ¿Me adaptaré rápido? Y al final, no deja de ser un mar de dudas que pueden desembocar en un estado de inseguridad constante.

Los responsables de la compañía tienen que conocer el estado anímico en el que se encuentra un recién llegado a la empresa e intentar reducir el miedo que siente éste en su primer día de trabajo. Para lograr esto, puede ser de gran utilidad crear un manual orientativo que le ayude a afrontar con mayor seguridad esta nueva experiencia.

El contenido de este documento variará en función de las necesidades y prioridades que la compañía tenga, así como de las características del empleado, pero desde mi punto de vista, existen cuatro puntos fundamentales que en todo caso, el manual debe recoger:

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   1. Entorno en el que actúa la empresa.

Dentro de este apartado se recogerá un análisis DAFO para conocer cuáles son las debilidades y amenazas a las que tiene que hacer frente la empresa y las oportunidades y fortalezas que deberá aprovechar. Además, es positivo que el   empleado conozca quiénes son los competidores directos e indirectos porque, quizá tenga que tomar decisiones en función de la actuación de sus rivales. Por último, el manual debe recoger aspectos relacionados con la organización geográfica de la empresa, es decir, el número de oficinas repartidas por el territorio nacional o si la empresa tiene presencia internacional.

    2. Información sobre el funcionamiento y organización de la corporación.

Este bloque será el más grueso e importante del manual, ya que contendrá información tan importante como la historia de la compañía, el organigrama de la organización empresarial o las normas de funcionamiento y principios por los que se rige la empresa. No debemos olvidar establecer en este apartado, una correcta y delimitada definición de funciones de cada empleado para evitar los posibles conflictos de intereses que surgen en las organizaciones. También sería útil detallar un listado de los clientes y proveedores más importantes para la compañía.

    3. Información sobre el puesto que va a ocupar el candidato.

En este espacio se recogerán las tareas que el trabajador va a llevar a cabo, los objetivos del puesto, el material y herramientas con las que contará para llevar a cabo su función o la importancia del puesto dentro del conjunto de la empresa como factor motivador para el empleado.

    4. Información de interés para el trabajador.

Incluimos aquí toda la información relacionada con el tipo de contrato, sistema de retribución, posibilidades de rotación o ascenso, vacaciones o días libre, fecha de incorporación, vestimenta, pautas de comportamiento, etc.

Comenzar el manual con un texto de bienvenida al trabajador es, en mi opinión, un detalle importante para que éste se sienta bien recibido en la empresa. Es importante hacerle ver la confianza que han depositado en él y la pieza fundamental que es para la compañía. Además, podría resultar muy práctico incluir un mapa que refleje la localización de todas las instalaciones: despachos, servicios, almacén, etc. para que el candidato se haga una idea de su lugar de trabajo.

Por supuesto, en ningún momento hay que olvidar que el manual no debe tratarse de un documento estático en el tiempo. Su contenido debe ser actualizado con los cambios, novedades o nuevos retos a los que se vaya enfrentando la empresa.

Y a ti, ¿qué te gustaría saber de tu compañía antes de entrar a formar parte de ella? ¿Se te ocurre algún aspecto más que se debería incluir en el manual?

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7 pensamientos en “4 apartados que no pueden faltar en un manual de orientación al empleado

  1. Excelente post, Ana.
    Estaría muy bien que todas las empresas utilizaran un manual como este, porque muchas veces, y los primeros días, las personas que se incorporan pueden estar un poco perdidas. Y preguntas siempre va a haber, pero por lo menos que no sean de las lógicas.

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    • Gracias.
      Para eso está el manual amigo. Para intentar anticiparse a las posibles preguntas que pueda tener el trabajador, aunque a veces algo pueda quedar sin respuesta, pero el manual ayuda mucho a reducir el nerviosismo que siente un empleado al enfrentarse a algo nuevo. En caso de que el manual no esté muy completo, siempre hay que favorecer un entorno de confianza para que el trabajador se sienta libre de preguntar lo que quiera.
      Un saludo

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  2. Hola Ana:

    Me ha gustado el post porque refleja una necesidad “muy humana”, que puede mejorar la experiencia de la persona en un nuevo puesto de trabajo, disminuyendo la ansiedad que puede provocar y creando un clima mucho más dispuesto al aprendizaje. ¿Te imaginas que además de eso esa persona recibiera atenciones, también los siguientes días a su incorporación?. Un saludo y felicidades por el artículo!

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    • Hola Albert:

      Me alegra mucho que te guste el post. Gracias por tus felicitaciones.
      Sí, eso sería lo idóneo. Que el trabajador recibiera atenciones durante toda su jornada, pero el manual es a modo de introducción, explicaciones sobre la organización de la empresa, objetivos del puesto, etc. Las atenciones ya dependerán de la relación que se forje entre el empleado y sus superiores.

      Un saludo y gracias de nuevo 🙂

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    • Buenas noches Felix.

      Gracias por tu fidelidad amigo. Pues creo que si estás cerca de esa posición te vendrá muy bien el artículo para motivar a tus primeros empleados 🙂 No hay nada más productivo para una empresa que un trabajador satisfecho.

      Un saludo

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