4 herramientas para comunicarse y trabajar desde casa

Con el confinamiento se han puesto de moda las videollamadas y el uso de herramientas para trabajar y formar desde casa. Con tanta información y tantas aplicaciones es difícil escoger la idónea para nuestros objetivos. En este post os muestro 4 que recogen las características de cada una de ellas para facilitaros la tarea y que hagáis una buena elección en función de vuestras necesidades.

ZOOM

La gran desconocida que durante el confinamiento y la crisis sanitaria se ha colado a la cabeza del sector en herramientas de comunicación online. A pesar de permitir, de manera muy sencilla, la realización de videollamadas, su nombre ha estado también en boca de todos y ha generado controversias por sus ya conocidos problemas de seguridad y por la sonada presencia de zoombombers, intrusos que se cuelan en las videoconferencias causando problemas importantes para los usuarios del programa.

Zoom dispone de un doble monitor en la versión de escritorio que permite tener una ventana abierta para el videochat y otra para las pantallas compartidas. Además, permite:

  • Programar reuniones y grabarlas (además de grabar vídeos y audios también se puede separar en diferentes archivos de audios lo que diga cada participante).
  • Crear notificaciones.
  • Compartir pantallas.
  • Habilitar una pizarra digital para dibujar.
  • Crear notas.
  • Hacer llamadas y videoconferencias de hasta 40 minutos con un máximo de 100 personas y por tiempo ilimitado para videoconferencias de uno a uno.
  • Integra herramientas de chat.

Como uno de los problemas más destacados de la herramienta son sus riesgos de privacidad y seguridad y la existencia de extraños que se conectan a reuniones ajenas, a continuación te expongo una serie de consejos para que la utilices de forma segura.

  1. No uses tu ID personal de zoom para las reuniones desmarcando la opción usar ID personal de la reunión (PMI).
  2. Una vez iniciada la reunión y con todos los asistentes ya presentes, puedes bloquear la sesión iniciada para que nadie más pueda unirse, haciendo clic en el botón bloquear sesión en el apartado de configuración.
  3. Comparte la pantalla solo con el grupo eligiendo “sólo host” y restringe también el uso de compartir archivos. Así evitas que alguien comparta algo que otros no querrían ver.
  4. Habilita la sala de espera y lleva al participante allí. Así podrás estar al tanto de quién entra y sale.
  5. Controla el acceso al chat desde el icono de seguridad.
  6. Presta atención a las actualizaciones. El equipo de zoom trabaja constantemente en mejorar la seguridad y es posible que cada cierto tiempo salgan nuevas versiones.
  7. Elimina a participantes que no deban estar ahí.
  8. Informa al equipo de confianza y de seguridad de determinados usuarios que no están haciendo un uso apropiado de la herramienta.
  9. Si ves un mínimo indicio de riesgo de intrusión, suspende toda la actividad si es necesario y programa la sesión para otro momento más seguro.
  10. Deshabilita la capacidad de cualquier participante de zoom para cambiar su nombre a nivel de cuenta, grupo o usuario en su configuración.

MICROSOFT TEAMS

Es y ha sido durante años, la herramienta de Microsoft óptima para organizar equipos y mandar mensajes privados entre trabajadores. Una de sus ventajas es la capacidad de organización permitiendo la creación de canales en los que se distinguen diferentes grupos dentro del mismo proyecto para organizar mejor el trabajo cada uno con sus fichas y archivos. Estas fichas pueden ser en forma de aplicaciones: excel integrado, tablero de trello, documentos Word, etc.

 Incluye los siguientes servicios:

  • Corrección de trabajo.
  • Reuniones de vídeo (se pueden programar desde Outlook). Como máximo y de forma gratuita permite hasta reuniones de 300 personas.
  • Llamadas de audio y videollamadas.
  • Salas de chat con diversas temáticas (usuarios de teams de una organización pueden chatear con usuarios de teams de otras organizaciones).
  • Almacenamiento de archivos (permite hasta 10 gb de almacenamiento de archivos para equipo y 2 gb de almacenamiento para usuarios.
  • Muro para organizar tareas.
  • Wiki donde crear documentos y artículos.
  • Posibilidad de compartir el escritorio o presentaciones power point en las llamadas.
  • Creación de documentos colaborativos.
  • Creación y gestión de roles permitiendo gestionar equipos de hasta 500.000 usuarios. Como máximo permite a 10 propietarios por equipo.

Una desventaja que tiene es que existe límite de búsquedas de mensajes antiguos.

CLASSROOM

Lógico que el gigante tecnológico, Google, no se quedase sin ofrecer una herramienta creada para la formación dando a ClassRoom un total enfoque académico. La creación de esta aula colaborativa en Internet ofrece los siguientes servicios:

  • Dar y crear clases online.
  • Agendar reuniones.
  • Organizar materias y crear documentos.
  • Calificar.
  • Difundir anuncios.
  • Enviar asignaciones y recibir las tareas.
  • Enviar comentarios.

Es una plataforma totalmente gratuita y muy parecida a Edmodo, pero con la ventaja de que sus documentos quedan alojados en Google Drive permitiendo el almacenamiento ilimitado de archivos. Además, permite uso del alumnado con su propio correo de cada centro educativo.

El gran inconveniente es la comunicación, que para hacerlo en tiempo real, necesitas herramientas externas como Google Meet. Sí que es útil en la generación de debates. El profesor envía notificaciones a alumnos para que se discutan temas en el muro, a la vez que se puede compartir recursos.

También tiene sus limitaciones permitiendo a 20 profesores por clases, 210 miembros de la clase entre profesores y alumnos que usan cuentas de Gmail comunes o 1000 miembros para cuentas G Suite. Además, se pueden crear hasta 30 clases al día a las que pueden apuntarse 100 personas como máximo.

MOODLE

Es la plataforma de enseñanza más popular e internacional. Está traducida a más de 120 idiomas. Tiene la ventaja de ser un software libre, es decir, se trata de un código abierto que cualquiera puede hacer uso de él y adaptarlo a sus necesidades de forma totalmente gratuita. Es muy sencilla y fácil de usar y está siempre actualizada. Ofrece servicio a miles de estudiantes. Destacan:

– Aula virtual donde organizar el material de enseñanza.

– Wiki para organizar contenido.

– Calendario.

– Gestión de usuarios.

La comunicación es mejorable por lo que recomiendo combinarlo con otras herramientas que incluyan audios y/o videollamada.

Y hasta aquí el post. Espero que os haya ayudado. Nos vemos en el siguiente!!!!

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